新华制药内控失效案例分析

　    一、前言 
　　山东新华制药股份有限公司（以下简称“新华制药”）是中国制药工业的50强，该公司旗下有9家控股子公司。在2012年3月23日，信永中和会计师事务所对新华制药公司出具了否定意见的内部控制审计报告。 
　　信永中和认为，新华制药的内部控制方面主要有两个比较严重的缺陷：一是，新华制药的下属子公司山东新华医药贸易有限公司并没有规定多头授信的情况，在实际执行中，医贸公司的三个部门分别向同一客户授信，使得公司对一个客户的授信额度太大。二是，医贸公司对部分客户的授信超出了客户的注册资本，导致部分客户的授信额度过大，而且在公司中没有授信就进行发货的情况也存在。 
　　二、新华制药内部控制缺陷分析 
　　（一）上述重大缺陷使新华制药对山东欣康祺医药有限公司及其存在担保关系方形成了6.07亿元的应收账款。但是由于欣康祺医药资金链断裂、经营出现异常的情况，可能使新华制药的应收账款得不到回收、遭受重大经济损失。所以2011年度，新华制药对上述应收款项计提了4.86亿元坏账准备，使得新华制药2011年度增收却不增利。 
　　（二）欣康祺医药公司分析。 
　　山东省国资委事实上才是新华制药的实际控制人，新华集团是它的控股股东。欣康祺医药一直以来都是新华制药的大客户，新华制药的应收票据中，欣康祺是金额较大的前五名往来客户，涉及金额高达300万元。2011年欣康祺医药为新华制药带来了1.49亿元的营业收入，成为了新华医药的第三大的客户。 
　　但在2011年12月30日欣康祺由于涉嫌非法吸收公众存款案已被公安局立案侦查，金额更是高达10亿元。由于欣康祺医药被立案侦查，欣康祺医药等5家公司欠新华制药子公司的货款也很有可能不能收回。 
　　三、新华制药内部控制缺陷产生的原因 
　　1.企业风险管理意识淡薄。 
　　新华制药与欣康祺医药一直是合作伙伴关系，而且欣康祺医药也是新华制药的重要客户、发挥着关键作用，但是新华制药却没有提起应有的关注和注意，没有足够的风险意识来应对。假如新华制药在批准对欣康祺的信用销售之前能够进行资信评估，同时实时关注欣康祺的运营状况，将很有可能减少甚至避免此次损失的发生。 
　　2.应收账款内部控制联动体系缺失，部门间缺乏沟通。 
　　沟通对一个部门，一个企业的发展中都拥有重要的意义。在现实状况中，销售部门往往片面追求高销售额，没有从全局考虑，所以不太注重和财务部门及信用部门的合作，使得公司应收账款金额巨大，应收账款风险增高。在本案中，新华制药产生了对部分客户超过其注册资本的赊销以及未授信发货的情况，反映了企业的销售部门、财务部门以及信用部门之间缺乏沟通和联系，过高的注重自身利益和目标，可见其应收账款内部控制联动体系的缺失。 
　　3.应收账款监督机制薄弱。 
　　有效的监督可能够使企业防微杜渐，防患于未然。但是，在我国，很多企业对会计监督缺乏应有的重视，新华制药的应收账款内部控制系统存在着缺陷也是其被出具否定意见报告案的根本原因。新华制药内部根本没有发现公司在应收账款制度的设计和执行方面所存在的缺陷和不足，也没有专门的人员和部门进行监督管理，造成巨额应收账款不能收回，给企业带来巨大的损失。这就暴露出企业的应收账款监督体系薄弱，企业应该得到足够的重视，加强应收账款监督机制。 
　　4.集团内部机构数据独立分割。 
　　新华制药是一个上市公司，而且有很多子公司，这也要求整个企业的应收账款系统不能独立而更应该成为一个有机统一的整体。根从企业的自我控制评价报告中我们可以看出，新华制药在销售管理方面内部控制设计主要是针对流程设计，而忽略了站在集团的角度，从宏观出发按组织机构的职责管理进行宏观上和总体上的协调。新华制药的应收账款管理体系中有漏洞的存在，企业部门只是通过自己部门的数据来进行分析和决策，而忽视了部门和分公司之间的沟通与合作，部门数据独立分割，未能从集团的角度进行有效的数据分析和控制。 
　　四、思考与建议 
　　1.企业应增强风险防范意识。 
　　新华制药通过被出具否定意见内部控制审计报告的事件，企业高层应该提起应有的关注，注意增强管理层和员工的风险防范意识。并对员工进行培训增强其风险防范意识，提高员工的素质，特别是高层管理人员的风险防范能力及素质。尽可能的避免由于对风险的疏忽和防范意识不强所造成的损失，提高企业控制风险的能力，避免此类事件的再次发生，降低企业的损失。 
　　2.设立独立的应收账款信用管理部门。 
　　由于财务部门、信用部门与销售部门的协调与沟通永远是应收账款内部控制中的重要问题。所以企业应该建立独立的应收账款信用管理部门。原因有以下两点：第一，假如应收账款信用由销售部门管理，其很有可能只兼顾本部门的利益存在侥幸心理，甚至存在明知销售风险过大，还熟视无睹的现象。其二，财务部门往往从财务的角度出发，比较注重应收账款的安全性，可能会影响销售规模的合理扩大。所以设立专门的管理部门才是最可行最有效的方法。可以减少部门之间的沟通成本，缩小管理盲区。还可以避免各部门由于单纯考虑部门本身的利益而对集团造成的损失。 
　　3.加强会计核算和监督。 
　　加强应收账款的管理，仅仅通过建立应收账款信用管理部门是不够的。财务部门还注意及时对赊销业务进行核算监督并积极反馈至企业管理层、信用管理部门、销售部门等相关机构，使其能更好的分析和应对。信用部门定期检查信用政策的制定和执行情况，根据客户的实际情况进行政策调整。销售部门应根据实际情况制定相应的销售政策。各部门协调合作，建立起完整的应收账款管理和控制体制。 
　　4.加强各部门沟通，建立信息共享平台。 
　　企业在日常经营中由于员工之间、部门之间缺乏必要的联系和沟通，导致在工作中产生分歧和摩擦甚至影响到公司的效率和利益，使企业难以形成凝聚力，因此，增进沟通是企业文化建设的重要内容。所以企业应建立起应收账款的信息共享平台，设计完整的应收账款控制系统。避免几个部门同时向同一客户授信，使得授信额度过大的现象发生。 
　　5.应加强对应收账款企业的信息关注 
　　企业的应收账款信用管理部门和高层管理者应当对应收账款企业尤其是有大额应收账款的企业保持必要的关注，及时了解企业的发展状况及动态，不至于处于被动地位。在本案例中作为与欣康祺有重要往来的企业，新华制药没有保持足够的警惕和关注。以至于到事件发生时处于被动的地位，如果企业能及时把握对方动态，调整应收账款政策，将能避免许多不必要的损失。